Outils de productivité partie 1: GTD

Rule your mind or it will rule you

– Horace Mann (1796-1859)

Voici le premier billet d’une série de cinq sur les outils et techniques de productivité que j’utilise. Le but est de vous présenter un résumé simple de ces techniques et de mes commentaires face à leur utilisation.

getting-things-done.jpgEst-ce que vous vous sentez parfois submergés et désorganiser ? Alors, évitez la procrastination et prenez le contrôle de votre vie !

Nous allons commencer notre série avec la technique « Getting Things Done » de David Allen. Ce consultant et coach à élaboré cette technique dans le but de se libérer l’esprit de nos multitudes tâches et autre afin d’être productif sans être stressé.  De cette manière, notre esprit et nos idées sont clairs et il est possible alors d’atteindre de meilleurs résultats. En passant, cette méthode est bonne pour à peu près n’importe qui et n’est pas utile qu’à ceux qui travaillent dans les technologies de l’information.

Le problème qui nous arrive trop souvent est que nous recevons de multiples demandes et que nos tâches changent régulièrement au travail. L’idée alors est de se mettre dans un état mental afin d’être productif lorsque c’est requis.

Les principes en gros de cette méthode sont les suivants:

  • Se faire une liste ou collection de tout ce que l’on a en tête
  • Mettre au clair ce que l’on doit faire
  • Décider ce que l’on fait
  • Garder nos tâches à faire dans un système organisé.

Le processus est une approche de style « Bottum-Up » afin de tout sortir ce que l’on à faire (au travail, à la maison, projets personnels, etc.) et d’en faire une gestion suivant le worklow suivant:

  1. Collect : Avoir un outil pour noter toutes nos tâches à faire on incomplètes. Voir à vider ces listes de manière régulière.
  2. Process: Évaluer une action à la fois. Est-ce qu’on la fait plus tard ou immédiatement ?
  3. Organize: Se faire différentes listes. Mettre des rappels dans notre calendrier. Voir notre prochaine liste d’actions. Exemple de listes:
    • À faire
    • À revoir
    • Un jour
    • Projet
    • En attente
    • Délégation
    • À surveiller
  4. Review: Évaluer le portrait global de notre vie. Idéalement de manière hebdomadaire. Voir quand revoir quand.
  5. Do ! : Regarder nos prochaines actions. Voir s’il y a des nouvelles qui arrivent. Priorisé les tâches.

Cela demande donc de revoir comment on classe nos dossiers physiques, nos boîtes de courriel et autres. Pour certains, ils vont trouver que cela manque de structure sur quelques-uns de ces aspects. Alors que pour d’autres, cela peut bien réussir ainsi. Cela dépend un peu de votre style. Mais ce que je trouve intéressant pour moi, c’est que le GTD en n’étant pas trop structuré, est facilement adaptable et ainsi chacun peut le personnaliser selon ses besoins.

Et voilà, c’est pas mal tout en ce qui concerne cette méthode. Ce simple résumé et la visite de sites en référence plus bas peuvent vous suffire. Par contre, le livre explique en détail toute cette technique et donne plein de conseils et d’exemple.

Quant à mon essai de cette méthode, voici mes commentaires:

  • Au travail: Je l’applique assez bien et cela donne de bons résultats. Ma boîte de courriel est toujours vide et je vois facilement les prochaines actions à faire selon leur priorité.  Aussi, en révisant régulièrement mes tâches, c’est peu fréquent que j’en oublie
  • À la maison: l’application de la méthode dans mes dossiers personnels s’est avéré un peu plus compliquée. J’ai beaucoup plus de paperasse qu’au bureau et j’ai tendance à tout mettre dans un coin. J’ai commencé à bien ordonner mes classeurs, mais je n’ai pas encore pris le temps de tout classer comme il le faut. Il me faudrait plusieurs jours de temps libre pour finir l’établissement de ce processus…

Bref, je remarque que parfois l’application de GTD peut bien se passer tandis que pour d’autres contextes, c’est compliqué, car on a plusieurs choses à établir en même temps pour que cela soit fonctionnel. GTD ne mentionne pas aussi comment garder le focus sur une tâche particulière ni de voir ce qui nous motive ou comment choisir nos prochaines actions. Nous allons aborder ces aspects dans les autres billets de cette série sur les outils de productivité.

Mes points clefs :

  • C’est très important de s’organiser, surtout dans le classement des ses tâches
  • Tout mettre dans notre système, peu importe si c’est pour le boulot ou non. Il faut libérer notre cerveau le plus possible de ces tâches.
  • La revue hebdomadaire est cruciale dans le succès de l’application de cette méthode

Références :

7 réflexions sur “Outils de productivité partie 1: GTD

  1. Merci pour cet article très intéressant ! La méthode GTD est géniale je l’utilisais beaucoup pour gagner du temps mais maintenant je me sers mon iPad ( je suis beaucoup en déplacement)pour mieux m’organiser notamment en réunion. Pour cela, j’ai testé pas mal d’applications de prise de notes et organisation des tâches/ToDo et je pense avoir trouvé une application qui répond à mes attentes. Ainsi, je vous conseille mon coup de coeur du moment « Beesy ». C’est une app pro qui à partir d’une prise de notes structurées en réunion (gérée par l’application) génère des listes ToDo qu’on peut parcourir par type d’actions, personnes ou projets. Le compte rendu et la mise en forme pro sont générés automatiquement grâce à la prise de notes et on peut l’envoyer par à tous les participants . Le gain de temps est considérable.
    Je recommande Beesy à tous ceux qui organisent ou participent souvent à des réunions de travail. http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/

    Samia

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