Voici le dernier billet de cette série, du moins pour l’instant, où nous allons discuter en guise de conclusion des outils, utilitaires et autres trucs aidant à la productivité.
Nous allons donc faire un résumé de tout ce que cela prend pour mettre en pratique les conseils des 4 premiers billets.
La plupart des logiciels mentionnés dans ce billet sont gratuits. Aussi, bien qu’ils fonctionnent tous principalement sur des systèmes Windows, plusieurs sont multiplateformes.
Prendre des notes
Noter immédiatement toute idée, projet ou nouvelle tâche à effectuer qui vous passe par la tête. C’est très important, car notre cerveau a tendance à oublier. Cela nous permet donc de décharger notre cerveau dans un autre médium dont la recherche et la consultation ultérieure est possibles. Il y a des avantages et inconvénients à chaque type de médium (digital ou sur papier). Ne négligez pas le bon vieux cahier de notes. Le fait d’exercer le crayon est bon aussi pour notre cerveau et permet d’être plus créatif.
 |
Cahier de notes genre Moleskine: J’aime bien ces cahiers de notes de grande qualité. Il en existe de plusieurs formats et certains sont assez petits pour se mettre dans une poche de manteau. Vous pouvez donc les traîner n’importe où. |
 |
Evernote: J’ai un faible pour Evernote, c’est un de mes outils préférés. Disponible sur la plupart des plateformes y compris les appareils mobiles, il permet d’organiser nos notes et de synchroniser le tout. On y peut aussi y copier-coller des articles trouvés sur Internet. Vraiment un must. |
 |
OneNote: Venant de la suite Microsoft Office, il permet aussi de regrouper des notes selon un thème ou un projet. Il est bien fait dans son genre et la synchronisation est aussi possible avec Office Online. Ils ont aussi fait une version OneNote pour les iPhones. Donc, si vous utilisez la suite Microsoft Office, OneNote est une bonne option. |
Les tâches
C’est indispensable, il faut avoir un outil pour gérer notre système de tâche à faire, que cela soit au travail, à la maison ou pour des trucs personnel. Bien que la fonctionnalité de tâches qui accompagne les logiciels de courriel (Outlook, Lotus Notes, Gmail, etc.) puisse être utile, je les trouve en général limitée. Je vous recommande plutôt d’en avoir un qui est disponible facilement un peu partout ou qui se synchronise sur vos différents appareils. L’idée est de transporter vos tâches avec vous le plus facilement possible. Voici quelques options :
 |
Toodledo : C’est celui que j’utiliser depuis quelque temps. Il permet de classer ses tâches en contextes (comme le GTD le recommande), de mettre des dates et des notes. On peut aussi y créer des tâches répétitives, ce que j’aime beaucoup. De cette dernière fonctionnalité, j’ai toujours une tâche pour faire ma revue hebdomadaire qui apparaît et demande à être exécutée. On peut voir nos tâches en ligne ou sur nos appareils mobiles. Il existe une version « Premium » avec davantage de fonctionnalité. |
 |
Simple GTD: Version très épurée pour gérer nos tâches à la manière GTD. Simple et sans éclats, il est efficace. Disponible sur le web uniquement. |
 |
Remember the Milk: Très bel outil aussi disponible en ligne et aussi sur vos appareils mobiles. Il permet aussi de synchroniser avec diverses autres applications (GMail, Outlook) et il est aussi disponible pour les appareils mobiles. |
 |
Wunderlist: Nouveau venu dans le monde des outils de productivité. Très beau et simple, il est disponible sous de multiples plateformes et on peut le synchroniser facilement. J’aime bien et j’en fais l’essai actuellement avec mes tâches au travail. |
Agenda
Pour l’agenda, prenez celui de votre courriel et cela devrait faire l’affaire. Vous pouvez aussi en avoir un papier, mais quand on ne l’a pas sur soi… Il est aussi intéressant de noter des actions à des dates précises dans notre agenda à titre de rappel. Par exemple, appeler le 1er mars pour un rendez-vous chez le médecin.
Minuteur
Pour la technique Pomodoro, c’est assez indispensable d’en avoir un. Vous pouvez vous en procurer du genre minuteur de cuisine. Pour des versions « digitales » afin de ne pas déranger les collègues de travail, il en existe plusieurs, par exemple:
| Pomodairo : Version intéressante qui en plus d’être un minuteur, fait le calcul de certaines statistiques comme le nombre de pomodori par jour et la différence entre le nombre estimé et le nombre réel. | |
 |
FocusBooster: Si vous ne voulez qu’un minuteur, celui-ci est simple et efficace. À vous de faire votre liste ailleurs et de comptabiliser vos statistiques dans un autre format. |
Espace de travail propre et libre
Indispensable pour se mettre dans le focus de notre tâche courante. De plus, cela donne du positivisme et un je ne sais quoi de zen. Mon bureau à la maison à la réputation d’être un peu bordel, mais j’arrive toujours à garder un coin propre et libre de toutes paperasses, livres et autres trucs. Exemple:
Synchronisez vos documents
Si vous être comme moi et vous travailler avec plusieurs ordinateurs (bureau, travail, netbook, iPad, cellulaire) et bien c’est important de toujours trouver la dernière version de nos documents rapidement. Il est donc intéressant de gagner de temps au lieu de recopier nos trucs d’un poste à l’autre avec une clef USB par exemple. Aussi, cela vous fait une sauvegarde au cas où. Voici mes suggestions de services pour la synchronisation de documents:
 |
Dropbox: Multiplateforme, simple et facile à mettre en place. On peut aussi partager certains de nos répertoires au choix. La version gratuite nous procure 2 Go gratuitement. |
 |
Windows Live Mesh : La version bêta était bien est fonctionnait sur différentes versions de Windows (XP, Vista et Windows 7). Par contre elle sera remplacée définitivement fin mars 2011 par Windows Live Mesh. Cette dernière par contre, ne fonctionne pas sur Windows XP. Mais avec Skydive, vous avez 5 Go gratuitement pour synchroniser vos fichiers. |
Autres
Voici une dernière liste de petits outils que j’installe sur tous mes postes. Ils sont tous gratuits en passant.
WinSplit Revolution : permets de splitter son écran assez facilement. On évite alors le « resize » manuel des fenêtres.
Launchy: utile surtout sur Windows XP, permet de retrouver programmes et documents facilement.
Klok: Comptabiliser mes heures n’est pas une de mes activités préférées. Klok me permet de le faire en partie à ma place. Juste à lui dire sur quoi je travaille, quand je prends des pauses et quand j’arrête. À la fin, il fait un beau bilan des heures passées sur chacun de mes différents dossiers ou projets.
Comme vous voyez, il y a plusieurs manières et outils pour nous aider à améliorer notre productivité. Je vous en ai suggéré quelques-unes, à vous de les regarder et de choisir ceux qui conviennent le mieux. Aussi, si vous en avez d’autres à suggérer, n’hésitez pas à le faire dans les commentaires. Si c’est intéressant, je les ajouterai au billet.
Références:
KarlMetivier.Net 
Une réflexion sur “Outils de productivité partie 5: Les utilitaires”