Outils de productivité partie 1: GTD

Rule your mind or it will rule you

– Horace Mann (1796-1859)

Voici le premier billet d’une série de cinq sur les outils et techniques de productivité que j’utilise. Le but est de vous présenter un résumé simple de ces techniques et de mes commentaires face à leur utilisation.

getting-things-done.jpgEst-ce que vous vous sentez parfois submergés et désorganiser ? Alors, évitez la procrastination et prenez le contrôle de votre vie !

Nous allons commencer notre série avec la technique « Getting Things Done » de David Allen. Ce consultant et coach à élaboré cette technique dans le but de se libérer l’esprit de nos multitudes tâches et autre afin d’être productif sans être stressé.  De cette manière, notre esprit et nos idées sont clairs et il est possible alors d’atteindre de meilleurs résultats. En passant, cette méthode est bonne pour à peu près n’importe qui et n’est pas utile qu’à ceux qui travaillent dans les technologies de l’information.

Le problème qui nous arrive trop souvent est que nous recevons de multiples demandes et que nos tâches changent régulièrement au travail. L’idée alors est de se mettre dans un état mental afin d’être productif lorsque c’est requis.

Les principes en gros de cette méthode sont les suivants:

  • Se faire une liste ou collection de tout ce que l’on a en tête
  • Mettre au clair ce que l’on doit faire
  • Décider ce que l’on fait
  • Garder nos tâches à faire dans un système organisé.

Le processus est une approche de style « Bottum-Up » afin de tout sortir ce que l’on à faire (au travail, à la maison, projets personnels, etc.) et d’en faire une gestion suivant le worklow suivant:

  1. Collect : Avoir un outil pour noter toutes nos tâches à faire on incomplètes. Voir à vider ces listes de manière régulière.
  2. Process: Évaluer une action à la fois. Est-ce qu’on la fait plus tard ou immédiatement ?
  3. Organize: Se faire différentes listes. Mettre des rappels dans notre calendrier. Voir notre prochaine liste d’actions. Exemple de listes:
    • À faire
    • À revoir
    • Un jour
    • Projet
    • En attente
    • Délégation
    • À surveiller
  4. Review: Évaluer le portrait global de notre vie. Idéalement de manière hebdomadaire. Voir quand revoir quand.
  5. Do ! : Regarder nos prochaines actions. Voir s’il y a des nouvelles qui arrivent. Priorisé les tâches.

Cela demande donc de revoir comment on classe nos dossiers physiques, nos boîtes de courriel et autres. Pour certains, ils vont trouver que cela manque de structure sur quelques-uns de ces aspects. Alors que pour d’autres, cela peut bien réussir ainsi. Cela dépend un peu de votre style. Mais ce que je trouve intéressant pour moi, c’est que le GTD en n’étant pas trop structuré, est facilement adaptable et ainsi chacun peut le personnaliser selon ses besoins.

Et voilà, c’est pas mal tout en ce qui concerne cette méthode. Ce simple résumé et la visite de sites en référence plus bas peuvent vous suffire. Par contre, le livre explique en détail toute cette technique et donne plein de conseils et d’exemple.

Quant à mon essai de cette méthode, voici mes commentaires:

  • Au travail: Je l’applique assez bien et cela donne de bons résultats. Ma boîte de courriel est toujours vide et je vois facilement les prochaines actions à faire selon leur priorité.  Aussi, en révisant régulièrement mes tâches, c’est peu fréquent que j’en oublie
  • À la maison: l’application de la méthode dans mes dossiers personnels s’est avéré un peu plus compliquée. J’ai beaucoup plus de paperasse qu’au bureau et j’ai tendance à tout mettre dans un coin. J’ai commencé à bien ordonner mes classeurs, mais je n’ai pas encore pris le temps de tout classer comme il le faut. Il me faudrait plusieurs jours de temps libre pour finir l’établissement de ce processus…

Bref, je remarque que parfois l’application de GTD peut bien se passer tandis que pour d’autres contextes, c’est compliqué, car on a plusieurs choses à établir en même temps pour que cela soit fonctionnel. GTD ne mentionne pas aussi comment garder le focus sur une tâche particulière ni de voir ce qui nous motive ou comment choisir nos prochaines actions. Nous allons aborder ces aspects dans les autres billets de cette série sur les outils de productivité.

Mes points clefs :

  • C’est très important de s’organiser, surtout dans le classement des ses tâches
  • Tout mettre dans notre système, peu importe si c’est pour le boulot ou non. Il faut libérer notre cerveau le plus possible de ces tâches.
  • La revue hebdomadaire est cruciale dans le succès de l’application de cette méthode

Références :

Les « skills » de l’Agilité

L’agilité, ce n’est pas seulement Scrum et le XP Programming. Plusieurs autres méthodes, concepts, notions et habilités gravitent aussi autour de l’agilité. Les travaux de l’Agile Skills Project répondent justement à cela. Ils ont répertorié toutes ces habilités et les ont classés selon les 7 piliers suivants:

  • Business Value
  • Collaboration
  • Confidence
  • Product
  • Self Improvement
  • Supportive Culture
  • Technical Excellence

Je vous recommande fortement d’y aller jeter un coup d’œil au site. On y retrouve le détail de leurs travaux et le classement des habilités « Agiles ». Ce qui est intéressant avec tout cela, c’est qu’on peut voir dans quel secteur (ou pilier) nous avons des acquis et à quel endroit il serait intéressant d’évoluer. Ceci vaut aussi bien de manière individuelle, d’équipe ou au niveau d’une entreprise.

J’ai aussi fait une petite présentation sur Slideshare pour illustrer les 7 piliers de l’agilité:

Vous m’en direz des nouvelles !

Références:

Critique du livre Brain Rules

Brain RulesEn ces temps où une multitude d’informations nous arrive chaque jour de toute part, il est bon de se donner des trucs pour mieux gérer tout cela. Ce livre traite de ce sujet et il a attiré mon attention pour deux raisons:

  • Pour faire suite de ma lecture de Pragmatic Thinking, je voulais en savoir davantage sur comment notre cerveau fonctionne
  • Brain Rules était un des livres recommandés par Mark Levinson lors de sa conférence donnée à Québec l’an passé: Learning Best Approaches for Your Brain.
    Je me suis d’ailleurs procuré les trois livres que Mark recommandait tellement cela m’intéressait. J’ai choisi de commencer par celui-ci parce qu’il me semblait le plus facile d’approche et le tout est divisé en 12 chapitres, une pour chaque règle de survie que j’ai traduite librement ici:
  1. Faire de l’exercice est important
  2. Évolution de notre cerveau
  3. Chaque cerveau est ficelé différemment
  4. L’importance des émotions
  5. Répéter pour bien s’en souvenir (mémoire court-terme)
  6. Se souvenir de répéter (mémoire long-terme)
  7. Qui dort bien pense bien
  8. Cerveau stressé n’apprend pas de la même manière
  9. Stimuler plusieurs sens
  10. La vision peut tromper tous les autres sens
  11. L’homme et la femme ont des différences
  12. Nous sommes tous des explorateurs

À travers le livre, l’auteur nous explique chacune des ces règles, il nous parle de l’origine de notre cerveau et de ses évolutions. J’ai bien aimé lire les histoires et anecdotes qui sont présentes un peu partout dans le livre. Je comprends mieux aussi pourquoi il est bon d’intégrer des images et du texte pour mieux se rappeler. J’ai été étonné des différences entre le cerveau des hommes et des femmes, dans leur fonctionnement et aussi de liens entre les deux hémisphères. Autre chose intéressante, c’est que toutes ces découvertes sur le cerveau humains sont assez récentes. Et les recherches scientifiques continuent de progresser.

En conclusion, je pense qu’idéalement ce livre devrait être lu par tous les enseignants et par les grands penseurs du ministère de l’Éducation. Les nombres de trucs et de notions qui y sont décrites pourraient grandement améliorer la manière dont on enseigne, particulièrement à nos enfants.

Avant de vous procurer le livre, regarder le webcast cité dans les références en bas de la page. Si cela fait le tour pour vous, tant mieux. Si vous voulez approfondir les 12 règles, n’hésitez pas à lire le livre. Il est amusant, très intéressant et se lit assez bien.

Mes points clefs :

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  • Savoir comment notre cerveau fonctionne est très utile, peu importe notre métier
  • Vos actions et vos apprentissages sculptent comment votre cerveau est ficelé
  • Apprendre c’est explorer et c’est notre manière d’innover dans la vie

Références :

Mon Bilan 2010 et Mes objectifs 2011

New Year 2011J’ai passé une bonne année 2010 sur le plan professionnel.

Elle fut assez mouvementée avec un changement d’emploi et une implication plus grande que prévu avec la communauté Agile de Québec.

Histoire de faire un bon bilan, revoyons mes objectifs de l’an passé et mon auto-évaluation de ceux-ci :

  • Se pratiquer davantage avec le “Visual Thinking” (Mind Map, Visual Note-taking, etc.) : Excellent !
  • Continuer de lire sur comment fonctionne notre cerveau: OK
  • Explorer Visual Studio 2010 et ses nouveautés avec C# 4.0 : 4/10: J’ai fait quelques petits « peek » techno, mais sans plus.
  • Continuer de faire de la programmation, de l’architecture en .NET et le tout en mode Agile: OK
  • Parfaire ma connaissance des designs patterns, du TDD et des principes de l’orientée-objet : À approfondir davantage
  • Apprendre de nouveaux langages: Toujours en tête d’apprendre le F# et le Ruby
  • Faire un petit projet de programmation personnel : J’ai plusieurs idées de notées. Il faut juste s’y mettre alors.
  • Bloguer plus régulièrement: Pourrait en faire davantage

 

À la manière de Seth Godin voici mes réalisations en 2010:

  • Changement d’emploi: Je fais moins de programmation qu’avant maintenant mais j’ai davantage de responsabilités comme le coaching des programmeurs, la revue de code et établir les environnement de développement et de tests, entre autres.
  • Blogue:
    • Transfert de mon blogue sous WordPress
    • J’ai composé 13 billets en 2010. Environ un par mois.
    • 1400 visiteurs en 2010.
  • Communauté Agile de Québec:
    • Membres de CA.
    • Nous avons organisé avec brio la conférence Agile Tour 2010.
    • J’ai été responsable des démarches pour inviter Mark Levison en mai dernier
    • J’ai présenté l’atelier « Gestion Visuelle » lors de l’Agile Tour
  • 8 livres en rapport avec ma profession ont été lus

 

Point à améliorer:

  • Blogue: Davantage de blogues. J’ai eu un automne assez chargé et cela ne fut pas facile de me trouver du temps.
  • Programmation: J’ai différentes responsabilités dans mon nouvel emploi et je fais un peu moins de code. Il me faut trouver un moyen pour en faire davantage histoire de maintenir tout cela.
  • Lectures: C’est bien beau lire des livres et les commentés ici, mais j’ai ai aussi plusieurs déjà commencés et qui seraient à finaliser.

 

Mes objectifs:

J’en avais beaucoup l’an passé et certains étaient un peu vagues. Je vais donc en prendre moins cette année et ils seront plus précis:

  • Blogue: Je vais embarquer dans le challenge « Post a Week 2011 » de WordPress. Donc, objectifs de 52 billets en 2011.
  • Programmation: Je vais faire le défi du Code Kata et publier le code dans mon compte GitHub. Je vais donc pouvoir me pratiquer avec les langages que je connais bien (C# et VB) et aussi dans ceux que je veux apprendre, soit le F# et le Ruby.  Je veux aussi regarder le développement sous Windows Phone 7, mais en tant qu’objectif optionnel
  • Lectures: Lire au moins 6 nouveaux livres. J’ai aussi à terminer certains livres que j’ai commencés dans les années passées et que je trouver pertinent de lire au complet. Ma page « Mes Lectures » sera donc mise à jour régulièrement selon mes livres lus

 

    Références: