Après avoir regardé comment organiser nos tâches avec la technique Getting Things Done (GTD), nous allons cette-fois nous attardez à la manière d’exécuter nos tâches. Très souvent de nombreuses interruptions et distractions viennent briser notre élan. Ces interruptions peuvent venir de partout : téléphone qui sonne, un collègue qui vient nous poser une question, le « bip » sonore nous indiquant un nouveau courriel ou le désir de ne pas avancer dans nos tâches et d’aller se promener sur Internet. La technique Pomodoro vise justement à régler ce genre de problème et de permettre une bonne productivité.
L’origine
Le tout a commencé lorsqu’un italien, du nom de Francesco Cirillo, avait beaucoup de difficulté à garder sa concentration lorsqu’il étudiait chez lui. Il a eu alors l’idée de prendre le minuteur de cuisine de sa mère qui était en forme de tomate et de s’en servir pour s’assurer de garder sa concentration. Il a fait le pari avec lui-même de tenir 10 minutes sans interruption. Et cela a bien marché, mais cela lui a pris beaucoup de temps et d’effort pour y parvenir. Il a ensuite allongé le temps pour se rendre compte après plusieurs essais que 25 minutes était optimal. Il a par la suite peaufiné la technique et écrit un petit livre dérivant tout cela. En passant, ce livre est gratuit.
Résumé de la technique
Les outils nécessaires:
- Un minuteur (ou Timer) de cuisine, en forme de pomodoro de préférence. On peut aussi trouver des outils gratuits sur internet pour votre ordinateur ou votre mobile.
- Un crayon
- Une liste de tâches à faire
- Un inventaire d’activité à réaliser
- Une feuille pour enregistrer nos observations
Dans les références plus bas, vous trouverez le lien pour vous télécharger les modèles de ces feuilles
Par la suite, on y va comme suit:
- Choisir une de nos tâches à faire
- Mettre le Pomodoro à 25 minutes et le partir
- Travailler sur cette tâche sans arrêt jusqu’à ce que le pomodoro ait sonné
- Inscrire un « x » sur notre tâche dans notre liste des tâches à faire
- Prendre une pause, loin de son écran de préférence, de 5 minutes
Et on continue de même jusqu’à ce que la tâche soit terminée. Il est aussi recommandé de prendre une pause plus longue de 25 minutes à tous les 4 pomodori.
Les interruptions
Avec une certaine discipline on peut éviter la plupart des interruptions internes. Exemples:
- Prendre ses courriels à des moments fixes dans la journée, comme entre les pomodori.
- Si une autre idée nous vient en tête, juste à la noter quelque part et y revenir plus tard.
Pour les interruptions externes, il faut apprendre à les gérer sans nuire au travail d’équipe si c’est notre cas. Si on vient nous poser une question, on peut soit répondre immédiatement si la réponse est courte. Ou, de répondre poliment qu’on lui reviendra un peu plus tard. Pour les appels téléphoniques, c’est un peu la même chose. On peut aussi mettre son téléphone sur le répondeur automatique pendant nos pomodori. Mais il faut faire attention, si dans le cadre de notre travail, on peut être sollicité d’urgence au téléphone.
L’idée est un peu comme d’utiliser l’approche agile Scrum mais à un niveau très personnel. On peut alors appliquer ce processus en suivant les cinq étapes suivantes:
- Planification: On planifie nos tâches et activités au début de la journée. On estime aussi le nombre de pomodori que cela va prendre pour les réaliser
- Suivi: Tout au long de la journée, on note nos pomodori accomplis et le nombre d’interruptions
- Enregistrement : À la fin de la journée, on compile toutes nos observations
- Rétrospective : On regarde nos résultats et on essaie de voir ce qui a bien marché et ce qui a moins bien marché. Le but est de se dire que le prochain pomodoro sera meilleur.
Version Illustré
Le livre de Francesco Cirillo est bien et explique la méthode en montrant divers exemples. Mais si vous vous allez plus loin et comprendre aussi pourquoi cette méthode marche si bien, je vous recommande fortement de lire le livre « Pomodoro Technique Illustrated » de Staffan Noteberg. J’ai rencontré et échangé avec l’auteur lors de la conférence Agile 2009. Ce qui m’a permis d’avoir l’occasion de lire la version draft et de participer à la revue technique de ce livre en 2009 et j’ai bien apprécié l’expérience. Le livre est tout en couleur et l’auteur nous explique la technique Pomodoro à sa manière, étape par étapes, et de manière visuelle avec ses illustrations qu’il a faites lui-même. Chaque chapitre est aussi résumé sous forme mind map. Il prend le temps d’expliquer le rapport de tout cela avec notre cerveau.
Bref, facile à lire, amusant et très intéressant, je n’ai que de beaux mots pour ce livre.
Et toi Karl, est-ce que ça marche la technique Pomodoro ?
Oui, cela marche très bien. C’est parfois nécessaire pour moi afin d’entreprendre quoi que ce soit, à la maison ou au travail. Cela m’a aussi aidé à me rendre compte que je perdais beaucoup de temps à lire mes courriels aussitôt qu’il entrait dans mon « inbox ». Il y a aussi des journées ou je suis plutôt réactif à toute sorte de demandes au travail et c’est alors plus difficile de commencer un pomodoro. J’ai aussi encore un peu de difficulté à compiler tout cela et à en faire diverses analyses. J’utilise l’outil Pomodairo, qui fonctionne sous Windows, qui compile certaines statistiques, mais pas comme je l’aimerais exactement. Mais c’est en général un très bon outil. D’autres fois aussi, je le fais sans minuteur, de manière naturelle. Je me rends alors compte après un certain temps que je n’ai pas parti de pomodoro. Cela veut dire que je suis probablement rendu à une pause de 5 minutes…
En passant, ce billet a été réalisé après 4 Pomodori !
Et de votre côté, est-ce que certains d’entre vous ont essayé cette technique ?
Si oui, quelles sont vos expériences (positives et négatives) avec celle-ci ? N’hésitez pas à laisser des commentaires dans ce billet.
Points clefs:
- Utiliser un minuteur est très utile pour maintenir notre “focus”
- Il est important de savoir gérer de manière intelligente nos interruptions
- Faire une rétrospective sur nos façons de faire nous aide à s’améliorer constamment
Référence :
KarlMetivier.Net 
Merci pour la présentation.
PS : le débat ne sera jamais tranché, comme pour scénario, mais le pluriel de pomodoro serait pomodori.
Bien oui, où est-ce que j’avais mon italien ? Probablement au Mexique 😉
Merci d’avoir vu cette coquille. Je l’ai corrigée dans le billet.
Beau résumé.
J’utilise la méthode depuis déjà 3 mois et j’ai amélioré énormément ma gestion des priorités et ma quantité de travail fait, sans parler du stress qui est moins élevé. Même si j’ai une longue liste de petites choses à faire ça permet de voir dans l’ensemble et de les prioriser.
Après 3 mois, je sais que ça ne sert à rien de tout écrire chaque tâche. Dans mon cas j’ai rarement une tâche qui va me prendre plus de 2 pomodori. J’ai plus souvent des petites tâches que je dois regrouper. Donc, avoir des tâches générales comme « Lire et répondre à mes courriels » et « Envoyer l’estimé à mon boss » me permet d’englober certaines tâches trop petites pour les pomodori et qui parfois peut changer de grosseur au fur et à mesure qu’on travail sur les tâches.
J’ai aussi fait le test de ne pas utiliser quelques jours la technique et j’étais complètement inapte à finir quelque chose. Donc, même si c’est une journée folle où tout change à chaque 15 min, je prends le temps le matin de décider ce que j’ai à faire, même si tout va changer. Ça me permet dans un moment de stress, de seulement regarder ma feuille et dire « oui, ça je dois absolument le faire, ça je le reporte, etc. »
Les interruptions sont un fléau qu’il ne faut pas négliger, mais pas non plus en faire tout un plat. J’accepte certaines interruptions si c’est quelque chose d’anodin, ou en lien avec ce que je fais. Exemple, c’est fréquent que mon équipe me pose une question et ça demande 30 secondes à répondre. Ça va aider mon collègue à pouvoir continuer et je n’ai pas à invalider mon pomodoro.
Personnellement j’utilise Focus Booster pour avoir un Timer à l’écran. Pour la comptabilisation, rien de mieux qu’un bon fichier excel. En gros ce que j’ai découvert avec les stats : plus il y a de « Unplanned and Urgent » moins la journée sera productive. Sinon, les interruption internes sont faciles à gérer avec 2 semaines, notre cerveau s’habitue. Pour ce qui est des externes, il faut en parler à nos collègues de l’importance d’avoir ce moment, mais il faut aussi rester disponible pour ne pas que le pomodoro devienne une barrière.
Merci Dave pour le commentaire.
Effectivement, regrouper les petites tâches ensemble est une bonne pratique, et même parfois essentiel. On se rejoint aussi au niveau des interruptions.
En passant, je vais aussi essayer l’outil dont tu parles, Focus Booster. On s’en reparle !
Je l’applique depuis peu comme d’ autres techniques tel que le mind mapping et j’avoue que le pomodoro me fait gagner en efficacité. Je suis moins dans la proscratination, plus concentré, j’effectue plus de tache et surtout je l’ai termine.